로켓 스타트 시간관리 | 마감 시간을 지키는 비법 | 계왕권?!

회사 생활에서 가장 중요한 것 중 하나는 마감 시간을 지키는 것입니다. 마감을 지키지 못하면 신뢰도가 떨어지고 진급이나 연봉 상승에도 악영향을 줍니다.

 

여기서는 마이크로소프트에서 윈도우의 '더블 클릭'과 '오른쪽 클릭'의 개념을 만들어낸 전설적인 일본인 개발자 나카지마 사토시의 시간관리법을 소개합니다.  

 

 

목차

왜 일이 끝나지 않는 거지?

어떻게 하면 마감을 잘 지킬 수 있어?

게으름을 피우라는 거야?

정말 20%의 시간 동안 80%의 일을 할 수 있어?

나머지 80%의 시간은 어떻게 활용하면 돼?

 

 

 

 

이 글의 내용은 나카지마 사토시의 책을 참조하고 있습니다.
오늘, 또 일을 미루고 말았다

 

 

 

왜 일이 끝나지 않는 거지?

 

일이 끝나지 않는 이유는 3가지가 있습니다. 

 

 

1 충분히 생각하지 않고 일을 떠맡는다

 

만약 한 적이 없는 일이라면 얼마나 걸릴지 알 수가 없습니다. 그런데 제대로 생각도 해보지 않고 덥석 일을 맡아버리고 정작 일을 해보니 시간이 부족한 경우가 많습니다.

 

 

2 마감 직전까지 미룬다

 

마감이 다가올 때까지 집중해서 일을 하지 않다가 마감이 다가오자 부랴부랴 서두르며 일을 하는 경우가 많습니다. 가끔이라면 마감을 지킬 수도 있겠지만 항상 마지막 순간까지 잔업을 하면서 마무리를 하려고 하면 마감을 지키지 못하는 횟수가 늘어나게 됩니다. 

 

 

3 일에 걸리는 시간을 제대로 예측하지 않는다

 

일을 하다가 일의 완성도를 높이기 위해서 예정에 없던 것을 추가해서 일의 기간이 늘어나 버리는 경우가 있습니다. 일의 완성도를 높인다는 의도가 나쁜 것은 아니지만 회사 생활에서 중요한 것은 완벽을 추구하는 것이 아니라 기한을 지켜서 일을 완성하는 것입니다. 

 

 

 

 

어떻게 하면 마감을 잘 지킬 수 있는 거야?

 

마이크로소프트의 개발자였던 나카지마 사토시의 로켓 스타트 시관관리의 핵심은 주어진 기간의 20%동안 80%의 일을 한다는 것입니다. (응?!)

 

예를 들어서 상사에게 처음 하는 일을 10일 안에 완성해 달라는 의뢰를 받았다고 해보겠습니다. 그럴 경우 무조건 하겠다고 대답해서는 안 됩니다. 어느 정도 시간이 걸릴지 테스트해볼 필요가 있습니다. 

 

상사에게 일의 스케줄을 확인하기 위해서 우선 2일(10일의 20%)를 달라고 요청합니다. 그리고 그 2일 동안 일의 80%를 완성합니다.

 

만약 80%를 완성할 수 있었다면 그 일은 10일이라는 기간동안기간 동안 완성을 할 수 있는 일입니다. 나머지 80%의 기간 동안 남은 20%를 완성합니다.

 

만약 60% 정도 완성할 수 있었다면 위험 신호로 받아들이고 스케줄 재조정을 협상합니다. 

 

'로켓 스타트'라는 이름은 첫 20%의 시간동안 80%를 완성한다는 것을 잘 압축하고 있네요. 

 

 

 

 

게으름을 피우라는 거야?

 

어떤 의미에서 게으름을 피우는 것이 맞습니다. 하지만 그 게으름이 생산성을 향상합니다.

 

만약 10일 동안 할 일을 열심히 해서 3일만에 끝내고 제출을 하면 짧은 시간 동안은 인정받을 수 있지만 결국 일이 늘어날 뿐입니다.

 

더구나 10일 동안 할 일을 항상 3일에 끝내야 한다는 부담감을 안고 다른 일을 하게 됩니다. 

 

항상 100%를 발휘해서 일을 하면 자신의 진정한 힘을 발휘할 수 없습니다. 저자는 한 병원의 예로 이것을 설명하고 있습니다. 

 

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한 병원에서 의사는 충분했지만 수술실이 부족해서 수술을 충분히 하지 못하고 있었습니다. 이런 문제로 고민하는 경우 보통은 다음 두 가지 방법 중 하나를 선택합니다. 

 

1 의사들의 잔업을 늘린다

2 수술실을 늘린다. 

 

하지만 이 병원에서는 전혀 다른 방법으로 수술실 사용 효율을 높였습니다. 바로 한 수술실을 항상 응급 환자용 수술실로 비워두는 것이었습니다. 

 

이 병원의 경우 응급환자가 자주 왔기 때문에 수술 스케줄이 자주변경되었고 애써 준비했던 수술 준비에 들인 노력이 낭비되는 경우가 많았습니다.

 

그래서 하나의 수술실을 항상 응급환자 용으로 비워두고 수술 스케줄을 잘 조절하는 노력을 하자 그다음 해부터 7~11% 수술 횟수가 늘어났다고 합니다. 

 

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저자는 사람에게도 슬랙이 필요하다고 표현합니다. 슬랙이란 느슨한 상태를 말하는데요. 슬랙이 없이 항상 100%를 발휘하려는 상황을 터널링이라고 합니다.

 

10일 동안 할 일을 3일만에 해버리는 것은 한 번, 두 번은 가능하지만 계속 그렇게 하면 점차 생산성이 떨어져 버리게 됩니다. 오히려 충분히 슬랙을 일정에 포함시킴으로써 생산성을 높이고 창조적인 일을 할 수 있게 됩니다. 

 

 

 

20%의 시간 동안 80%의 일을 정말 할 수 있어?

 

저자는 재미있게도 유명한 만화인 '드래곤볼'에 등장하는 기술인 계왕권을 사용하라고 권합니다. 계왕권이란 평소에 사용하는 힘의 2~20배까지 힘을 낼 수 있는 기술을 말합니다. 

 

처음 프로젝트를 받았을 때 20%의 기간 동안은 계왕권 20배를 사용하라고 합니다. 정말 20배의 능력을 발휘하라는 것은 아니고 그만큼 집중해서 일하라는 것입니다.

 

평소에 슬랙한 시간을 충분히 가졌을 때 비로서 무섭게 집중을 할 수 있는 여력이 생깁니다.

 

미리 일의 스케줄을 확인해보는 기간을 요청하는 것은 두 가지 효과를 가집니다.

 

우선 언제나 트러블은 발생하기 마련이기 때문에 20%의 기간 동안 예상하지 못한 것이 있는지 확인을 할 수 있습니다.

 

또한 마감 전에 스스로 마감을 마련함으로써 스스로의 행동을 변화시킵니다. 스스로 정한 마감 시간을 지키려는 압박감이 계왕권을 쓰는 데에도(집중을 하는 데에도) 도움이 됩니다. 

 

 

 

 

 

나머지 80%의 시간은 어떻게 활용하면 돼?

 

나머지 시간은 조금 느긋하게 일합니다. 이 때도 20:80의 비율을 지켜서 일을 합니다. 예를 들면 저자는 아침 4시부터 6시 반 정도까지 가족들에게 방해를 받지 않는 2시간 반 동안 그날 할 일의 80%는 완성한다고 합니다. 나머지 80%의 시간동안 20%의 일을 하는 것입니다. 

 

이 2시간 반 동안은 계왕권 10배로 일을 한다고 합니다. 느긋한 80%의 기간동안에도 집중과 이완을 반복하면서 집중하는 시간과 느긋하게 보내는 시간의 비율을 계속해서 2대 8로 맞추어 나가는 것입니다. 

 

만약 회사에서 이것을 적용한다면 회사에 도착한 후 2시간 반 동안 가능한 방해를 받지 않는 상황에서 가장 중요한 업무를 80% 이상 끝내는 것을 목표로 합니다. 그리고 오후 시간에는 중요도나 난이도가 덜한 메일 확인 및 답변이나 스케줄 조정 같은 비교적 집중력을 덜 필요로 하는 일들을 합니다. 

 

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조금은 낯설기는 하지만 마이크로소프트에서 일반인들이 하기 어려운 업적들을 남긴 저자의 말이기 때문에 다시 곱씹어볼 가치가 충분한 시간 관리 방법입니다.

 

시간의 통제권을 얻고 집중과 이완을 자연스럽게 하게 된다면 한 번뿐인 시간을 훨씬 더 가치 있게 쓸 수 있지 않을까요? 

 

 

 

참고

저자의 블로그(일본어)

 

 

전두엽 활성화 | 전두엽이 좋아지게 하는 5가지 방법

 

어떻게 하면 일류의 두뇌를 가질 수 있을까? | 똑똑해지는 법

 

머리 좋아지는 법 | 지능 향상 방법