총무・인사・경영 지원 등의 간접부문은 회사의 실적을 늘 빛이 닿지 않는 그늘에서 지원을 하고 있습니다. 이런 간접 부문은 영업이나 판매 등에 직접 참여하지 않기 때문에 평가하기가 어려운 면이 있습니다.
따라서 간접 부문과 관련된 KPI를 설정하고 목표 달성 과정과 성과를 측정해서 평가에 반영하는 것도 어렵게 느껴집니다. 여기서는 이런 간접 부문에서의 KPI 설정에 대해서 설명합니다.
목차
간접 부문의 역할은? 직접 부문과의 차이
'간접 부문'이란 회사의 이익과 직접 연결되는 업무 이외의 업무를 의미합니다. 예를 들면 총무, 인사, 경영 지원 등이 있습니다.
직접 부문은 회사의 이익에 직접적으로 연결되는 업무를 의미합니다. 예를 들면 개발・제조, 영업・판매 등의 부서가 대표적입니다. 이익에 직접적으로 연결되어 있는 만큼 존재감이 크고 주목을 받기 쉽습니다.
간접 부문의 경우 급여 계산, 결산서의 작성, 비품관리, 컴플라이언스(준법 감시) 대응 등 비교적 눈에 뜨지 않는 업무들이 대부분입니다.
하지만 간접 부문의 업무는 직접 부분의 업무를 효율화 하거나 매출을 개선하는데 매우 중요한 역할을 합니다. 회사의 성과와 직접적으로 연결되는 것은 아니지만 직접 부문이 업무에 집중할 수 있도록 지원을 하고 있기 때문입니다.
간접 부문(총무・인사・경영지원 팀 등) KPI를 설정해야 하는 이유는?
간접 부문의 주된 역할은 경영의 기반을 다지거나 고객의 만족도를 향상 시키거나 비용을 절감하는 등입니다. 매출과 직결되지 않기 때문에 간접 부문의 목표는 '실수 없이 업무를 실시한다'거나 '혼자서 할 수 있도록 한다' 등의 정성적인 목표가 되기 쉽습니다.
이런 목표를 통해서는 생산성의 측정이나 평가가 어렵습니다. 또한 이런 목표를 직접 부문에 제안을 했을 때 이해나 동의를 구하기도 어려워집니다. 직원들의 동기 부여 역시 어렵습니다.
KPI란?
기업의 성과를 측정할 수 있는 핵심적인 지표를 의미합니다. KPI를 통해서 성과를 내기 위한 프로세스(과정)가 제대로 실행되고 있는지 정량적으로 평가할 수 있습니다.
기업 전체의 목표를 이루기 위해서 필요한 단계별 목표를 설정하고 수치화해서 측정하고 평가합니다.
팀의 집중력을 유지해준다
회사 전체의 목표를 중심으로 부서, 팀, 개인 수준의 목표가 설정되기 때문에 하나의 목표를 위해 각자의 역할이 분명해지게 됩니다.
목표에 대한 인식을 공유하기 때문에 팀워크가 향상되고 조직력도 강화됩니다. 개인, 팀의 목적 의식이 뚜렷해지기 때문에 일에 대한 동기도 높아집니다.
우선순위를 파악할 수 있다
KPI 설정을 통해서 달성할 목표와 과정이 정의되면 어떤 업무에 우선순위를 두어야 할지 쉽게 판단할 수 있습니다.
또한 어떤 일을 해야 할지 분명해지기 때문에 망설임 없이 업무를 진행할 수 있다는 것도 큰 장점입니다.
진행 상태 점검 기회를 제공해 준다
KPI(핵심 성과 지표)는 과정을 점검할 수 있는 다양한 지표를 제공하기 때문에 업무의 진행 상황을 파악할 수 있게 해 줍니다.
상황 점검을 통해서 부족한 업무의 시간을 늘리거나 효과가 없는 업무를 줄이는 등의 조정을 할 수 있습니다.
공정한 평가에 도움이 된다
KPI를 설정하지 않으면 평가 기준이 모호해지고 회사에 기여한 직원의 평가가 제대로 이루어지지 않는 일이 발생할 수도 있습니다. 그렇게 되면 직원들의 동기가 떨어지고 기업의 생산성 저하로 이어지게 됩니다.
KPI를 설정하여 인사 평가의 기준을 명확히 하면 수치적인 지표를 바탕으로 객관적인 평가가 가능해집니다 공정한 평가를 받을 수 있을 때 팀의 단결력이 생기고 개인적인 의욕도 생기게 됩니다.
KPI의 이런 장점은 특히 간접 부문에 중요합니다. 간접 부문의 업무는 특성상 수치화가 어려운 경우가 많기 때문입니다. 직원들이 올바른 평가를 받을 수 없다는 것은 큰 문제가 될 수 있습니다.
하지만 간접 부문에서도 분명 KPI를 도입할 수 있고 업무를 다양한 관점에서 확인하고 공정한 평가를 할 수 있습니다.
간접 부문(총무・인사・경영 지원 팀 등) KPI 설정 예시
간접 부문의 경우 업무 당 목표를 설정하기 어려운 부분이 있기 때문에 '비용', '질(퀄리티), '속도'라는 3가지 측면을 중심으로 KPI를 설정합니다.
KPI는 수치화된 지표이기 때문에 목표를 세우기 위해서는 다양한 작업을 미리 수치화해 두는 것이 중요합니다. 예를 들면 '업무 당 작업을 달성하는데 필요한 시간', '업무 당 발생하는 실수 및 클레임 수' 등이 있습니다. 이런 수치를 바탕으로 KPI를 설정합니다.
비용 줄이기
비용을 줄이는 관점에서 아래와 같은 목표를 설정할 수 있습니다.
◦ 경비를 전년 동월 대비 00% 삭감
◦ 경비 삭감안 00개 제안
◦ 잔업 시간 월 00시간 이내로 단축
업무의 질 개선
업무의 질이나 양과 관련된 목표는 아래와 같이 설정할 수 있습니다.
◦ 업무 매뉴얼을 00월까지 작성
◦ 00 업무의 작업 시간을 월 평균 00시간으로 단축
◦ 실수 발생률을 0%까지 줄이기
◦ 업무 회의 시간을 회당 00분으로 줄이기
◦ 업무 개선 아이디어 회의를 매월 0회 실시
◦ 00 업무를 자동화
등 평소에 하고 있는 업무의 질을 높이거나 양을 줄이는 것을 목표로 설정할 수 있습니다. 이 경우 특정 업무의 시간, 횟수 등이 KPI로 설정됩니다.
이외에도 교육이나 훈련 참가자 수, 채용 계획 달성도 등도 KPI로 설정할 수 있습니다.
납기 속도 올리기(납기 단축)
간접 부문 중 구매와 연관되어 있는 부분은 생산 관리 부분을 일부 담당하기도 합니다. 직접 부분의 작업을 서포트한다는 관점에서 납품을 원활하게 해서 기간을 단축한다는 목표를 세울 수도 있습니다(다만 이 경우는 해당 부서와 미리 충분히 협의할 필요가 있습니다).
시간과 연관된 KPI는 아래와 같은 방식으로 설정할 수 있습니다.
◦ 납기를 0일 단축한다.
◦ 작업 시간을 00을 단축한다.
납기를 단축하거나 작업 시간을 출이기 위해서는 생산 공정을 철저히 조사해서 현재의 정보를 수집해서 지연을 초래하는 원인을 분석해야 합니다.
이후 작업의 생산성을 높일 것인지 작업 공정 상의 지연 요인을 제거할 것인지, 아예 작업 량을 줄일 것인지를 판단해서 KPI를 설정할 수 있습니다.
총무・경영 지원 KPI 예시
◦ 부서별 잔업 시간
◦ 부서별 유급휴가 소화 비율
◦ 부서별 정사원 비율, 비정사원 비율
◦ 사원의 부서에 대한 만족도
◦ 소모품 비용: 총무부의 경우 비용을 줄이는 방법으로 회사에 기여하는 조직이기 때문에 소모품 비용 등 직접적으로 영향을 미칠 수 있는 지표가 더 적절한 KPI입니다.
◦ 직원 만족도 : 직원들을 위한 사내 행사나 축의금, 보조금 등의 지급 업무에 대한 만족도를 설문조사 등을 통해서 조사할 수 있습니다.
◦ 데이터 보고서 수: 기초 데이터를 수집하거나 경영 환경을 조사하는 것이 총무부의 업무인 경우가 있습니다. 특히 데이터 분석이 중요한 사업 분야라면 일정한 수 이상의 데이터 보고서 발행을 목표로 할 수 있습니다.
◦ 00업무 당 시간 00시간 이하로 줄이기: 총무부는 법인 업무 등 사업을 지원하는데 필요한 매우 다양한 업무들을 반복적으로 하고 있습니다. 이런 반복되는 업무들의 시간을 줄이는 것을 총무부의 목표로 설정할 수 있습니다.
인사(인사 관리) KPI 예시
인사부에서는 아래와 같은 KPI를 설정할 수 있습니다.
◦ 채용인원수
◦ 채용 비용
◦ 평균 면접 비용
◦ 실제 대 예산 채용비용
◦ 채용 후 이직률
◦ 연간 직원 이직률
◦ 현재 모든 직원의 평균 근속 연수
◦ 분담하고 있는 모든 직원의 평균 근속 연수
◦ 이직한 직원의 평균 성과 점수
◦ 평균 급여
◦ 연수 만족도
◦ 인재 육성 전략에 대한 직원 만족도
◦ 연수 비용
◦ 1인당의 연수 비용
◦ 직원 1인당 평균 훈련 시간
◦ 연수 횟수
◦ 연수 수강자 수
◦ 연수 수강율
◦ 육성 계획 달성도
◦ 연수 후 성과에 대한 상사의 평가
◦ 각 사원의 목표 달성도
◦ 배속 후 만족도
◦ 부서별 유급 휴가 취득률
◦ 직원 1인당 평균 휴가 일수
◦ 각 인사 직원이 담당하고 있는 직원의 평균 인원수
◦ 평균 퇴직 연령
◦ 직원이 같은 일/기능에 있는 평균 시간
회계・경리 KPI 예시
회계 부문에서는 아래와 같은 KPI를 설정할 수 있습니다.
◦ 매입채무
◦ 매입채무 회전일수(DPO)
◦ 매입채무 처리 비용(Accounts Payable Process Cost)
◦ 송장 당 비용(Cost per Invoice)
◦ 송장 주기 시간(Invoice cycle time)
◦ 지불 오류율(Payment Error Rate )
◦ 데이터 입력 실수 횟수
◦ 업무 매뉴얼 유무
재무 KPI 예시
재무 부분에서는 자금 조달이나 예산 편성, 금융 정보의 수집 분석 등을 실시합니다. 아래와 같은 KPI를 설정할 수 있습니다.
◦ 부채비율
◦ 유동비율
◦ 고정 자산 회전율
◦ 재고 자산 회전율
◦ 자기 자본 이익률
◦ 총 자산 이익률
◦ 예산 차이(Budget variance)
◦ 영업현금흐름(Operating cash flow)
간접 부문(총무・인사・경영 지원 등) KPI 설정 시 주의점
현재 과제를 철저히 조사한다
상황에 맞는 목표를 세우기 위해서는 현재 상황을 최대한 객관적으로 파악할 필요가 있습니다. 책임자뿐만 아니라 각 사원들의 목소리까지 반영해서 개선해야 할 문제를 제대로 조사하는 것이 중요합니다.
KPI 수는 적은 것이 좋다
KPI나 목표가 너무 많으면 직원들의 에너지가 분산되고 효율이 떨어지게 됩니다. 가능한 3~5개 정도로 폭을 좁히는 것이 좋습니다.
현실적인지만 쉽게 달성할 수 없는 목표를 설정한다
너무 쉽게 달성할 수 있는 목표는 의미가 없으니 피하도록 합니다. 목표는 직원이 노력해서 현실적으로 달성할 수 있는 목표로 설정합니다. 목표가 너무 어렵다면 직원의 동기가 떨어질 수 있기 때문에 너무 어려운 목표 역시 피해야 합니다.
각 목표의 비율이나 수, 성취도를 명확하게 설정한다
목표의 우선순위를 명확히 하고 각 목표의 중요도를 직원들이 인식할 수 있도록 합니다. 부서, 팀, 직원 별로 수치화된 목표를 설정하는 것이 도움이 됩니다.
실수나 클레임 건수, 처리 시간, 경비 삭감 등 수취화하기 쉬운 것을 중심으로 목표를 설정할 수 있습니다.
자격 취득률이나 채용 계획 달성도 등도 설정할 수 있습니다. 근무 태도나 커뮤니케이션 능력 등 수치화가 어려운 부분에 대한 목표도 달성되었을 때의 이미지를 구체화해서 목표를 설정해볼 수 있습니다.
달성도의 경우 아래와 같이 명확히 분류하는 것이 좋습니다.
4점: 목표에 대해 100% 이상의 성과를 냄
3점: 목표를 100% 달성
2점: 목표 달성 80% 이상
1점: 목표 달성 50% 이상
미션을 충분히 공유한다
각자에게 부여된 KPI 목표의 의미를 제대로 이해하고 팀의 조직력을 높이기 위해서는 관리직에서 충분히 미션을 공유하고 이해시킬 필요가 있습니다.
정기적으로 목표를 검토한다
KPI를 설정한 후 끝나는 것이 아니라 정기적으로 진행 상황과 성취도를 확인하고 피드백을 합니다. 달성한 것을 평가하고 필요에 따라서 개선해야 할 부분을 분석하고 개선 방법을 제시합니다.
목표가 너무 어렵거나 유효하지 않다고 판단될 경우, 또는 이미 달성한 경우는 목표를 다시 설정합니다.
정리
간접 부문의 KPI를 설정하는 것으로 조직력이 강화되고 생산력을 향상할 수 있습니다.
직원의 성과를 공정하게 평가할 수 있는 인사 평가 제도를 구축하면 직원들의 동기를 높일 수 있고 이직률도 낮아집니다. 자연스럽게 인재 육성에 들어가는 비용도 줄어들게 됩니다.
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