【KPI 작성 방법 해설】 핵심 성과 지표 작성 예시

KPI(핵심 성과 지표)는 목표를 달성하는데 필요한 과정(프로세스)들을 지표로 수치화해서 진행 상황을 확인할 수 있게 해주는 역할을 합니다.

 

얼마나 세밀하게 KPI를 설정하느냐에 따라서 사업의 성과가 크게 달라질 수 있기 때문에 적절한 KPI를 설정하는 것은 매우 중요합니다.

 

하지만 KPI를 바닥부터 일일이 개발하고 정의하는 것은 매우 어려운 일이며 비효율적인 일이기도 합니다. 여기서는 대표적인 몇몇 분야에서 KPI의 지표를 작성한 예시를 제시합니다.

 

유사한 경우 그대로 차용할 수도 있겠지만 추천하는 방법은 해당 분야에서 KPI가 사용된 이유를 제대로 이해하고 자신의 사업에 맞는 형태로 수정해서 활용하는 것입니다.

 

 

 

 

목차

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KPI를 작성하는 순서

 

 

① 최종 목표(KGI)를 설정한다

② 최종 목표에서 역산해서 필요한 프로세스(과정)를 모두 찾는다.

③ 찾아낸 프로세스(과정)을 세분화한다

④ 세분화한 프로세스를 수치화한다

⑤ 수치화한 프로세스를 업무에 적용해 KPI로 설정한다.

 

 

KPI를 작성 시 주의점

 

 

KPI의 설정 목적을 명확히 한다

 

KPI는 목적으로 가는 과정(프로세스)이 잘 진행되고 있는지 확인하기 위한 지표입니다. 따라서 팀 혹은 조직의 목표와 연결되어 있어야 의미를 가집니다.

 

따라서 KPI를 설정할 때는 KPI 목표를 달성했을 때 목표 달성에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 명확히 정의하는 것이 중요합니다.

 

KPI의 수를 최소화한다

 

KPI는 목표 달성의 과정을 잘 보여주고 핵심적인 영향력을 가지는 지표들로 엄선해야 합니다. KPI의 수가 너무 많을 경우 오히려 KPI의 관리에 직원들의 부담이 늘어나 형식적인 것이 될 가능성이 높습니다.

 

 

책임 소재를 명확히 한다

 

누가 어떤 KPI를 추적할지를 명확히 합니다. 팀에서 1개의 KPI를 작성해서 활용하는 경우라도 기록과 관리를 담당할 리더를 정하는 것이 좋습니다.

 

형식적인 지표가 되지 않도록 어떤 KPI를 누가 담당하고 있는지를 명확하게 하는 것이 KPI를 효율적으로 운영하는데 도움이 됩니다.

 

 

SMART를 의식해서 KPI 작성한다

 

KPI를 설정할 때 아래의 SMART를 의식하면 도움이 됩니다.

 

Specific（명확성）
Measurable（측정 가능）
Achievable（달성 가능）
Related（관련성）
Time-bounded（기한 설정）

 

예를 들면 "월 매출 5% 증가" 또는 "향후 3년간 순 추천 고객 점수 25% 증가" 등처럼 명확하고 측청 가능하고 관련성이 높고 기한이 있는 지표가 좋습니다.

 

KPI의 목표는 달성 가능할 때 직원들의 의욕을 높일 수 있습니다.

 

 

 

KPI(핵심 성과 지표) 작성 예시

 

 

 

 

KGI, KSF를 활용한 KPI 설정 예시

 

KPI를 설정할 때 KGI와 KFS를 동시에 설정하는 것이 이상적입니다.

 

KGI 설정하기
먼저 기업의 최종 목표인 KGI를 설정합니다. KGI는 기업의 경영전략의 최종 목표이자 정량적이고 달성 가능한 지표를 설정하는 것이 좋습니다.

예를 들어 '내년도 매출 10억 원'처럼 '언제까지' , '어느 정도의 수치'를 달성할 것인지를 명확히 하는 것이 중요합니다. 또한 이 '10억 원'이 현실적으로 달성 가능한지 달성할 수 있는 방법 등이 있는지 확인할 필요가 있습니다.

KFS 설정하기
다음으로 KGI 달성을 위한 주요 방법이자 KPI를 달성하기 위한 전략이 될 KFS를 설정합니다.

 

먼저 경쟁사나 시장을 분석하면서 KGI 달성을 위한 요인을 찾아야 하는데, KGI 달성 요인을 찾기 위해서는 SWOT 분석이나 가치사슬분석(Value Chain Analysis) 등이 도움이 됩니다.

 

SWOT 분석은,

・강점(Strengths)
・약점(Weaknesses)
・기회(Opportunities)
・위협(Threats)

의 4가지 항목으로 정리하여 자사가 처한 상황 등을 분석합니다.

 

가치사슬분석은 기업 활동에서 창출되는 가치의 흐름을 분석하는 방법입니다.

 

KGI 달성에 필요한 요인을 파악한 후, 특히 성공에 필수적인 요인을 KFS로 설정합니다. 예를 들어, 코로나 사태로 인해 오프라인 매장을 찾는 고객 수가 급감하고 있다면 '온라인 쇼핑몰을 강화하여 디지털 고객 유치에 주력한다'가 KFS가 될 수 있습니다.

KPI 설정하기
이제 마지막으로 KPI를 설정합니다. KPI는 KGI를 달성하기 위해 필요한 중간 목표로서 수치 목표를 KPI에 넣습니다. 또한, 설정한 KPI를 'KPI 트리'처럼 도표 형식으로 표현하면 보다 시각적으로 파악하기 쉬워집니다.

다음 KGI와 KFS를 바탕으로 한 KPI 설정의 구체적인 예입니다.

 

KPI 설정 예시

KGI	내년도 매출액 1억 엔
KFS	고객 분석 실시
KPI	고객 단가 30% 향상

'고객 단가 30% 향상'을 세분화한 KP로는 '뉴스레터 수신율 120% 달성'이나 '고객 상담 횟수 150% 달성' 등으로 설정할 수 있습니다.

KPI 트리를 작성하면 기업의 목표를 달성하기 위해 조직과 팀, 직원 개개인이 구체적인 실행 계획을 세우기 쉬워집니다.

 

 

 

'영업 이익' 목표를 달성하기 위한 KPI 작성

 

여기서는 영업이익을 주요 목표(KGI)로 두고 KPI를 설정해보겠습니다.

 

예를 들어 '영업 이익' 목표가 10억 원이라면 목표(KGI)는 10억 원이 됩니다.

 

다음은 10억이라는 목표를 달성하기 위한 방법을 선택합니다. 영업이익을 높이기 위한 요인은 아래와 같이 세분화할 수 있습니다.

 

・영업이익 = 고객 수 x 고객 당 단가

・고객 당 단가 = 매출 ÷ 구매 고객 수

 

KPI를 작성할 때는 마이너스 요인을 함께 고려하는 것이 중요합니다. 마이너스 요인은 아래와 같은 것들을 들 수 있습니다.

 

・고객 유출 수

・점포의 고정비, 인건비

 

마이너스 요인을 모두 찾았다면 영업이익을 높이기 위해서 필요한 방법을 찾을 때 어디에 중점을 둘지 고려합니다.

 

플러스 요인에 집중한다면 아래의 항목에 집중합니다.

 

・고객 수를 늘린다

・상품단가를 높인다

・컴버전(성약)을 늘린다

 

마이너스 요인에 집중하다면 아래의 항목을 목표로 정합니다.

 

・고객 유출을 줄인다

・고정비를 줄인다

・인건비를 줄인다

 

선정한 항목 중 10억 원이라는 영업이익 목표(KGI)를 달성하는데 가장 효과적인 것, 그리고 달성 가능한 것을 선택해서 수치화합니다

 

여기서 수치화한 것을 'KPI'로서 설정할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

부서별 KPI(핵심 성과 지표) 예시

 

KPI 작성 예시 영업

 

영업부의 KPI 설정은 구성원 개개인의 성과와 성과를 명확히 할 수 있기 성과를 높이는데 도움이 됩니다.

・ 매출
・ 수주 건수
・ 신규 고객 수
・ 신규 리드 수
・ 고객 단가
・ 상담 건수
・ 수주율
・ 예약 수
・ 통화 건수

 

위와 같이 KPI는 명확한 수치로 표현하는 것이 일반적입니다. 영업이라는 직종의 특성상 매출과 관련된 내용이 많은 것이 특징입니다.

 

 

KPI 작성 예시: 마케팅

 

마케팅 부서의 KPI 설정은 프로젝트나 전략에 따라서 설정이 달라져야 합니다.

・수주 건수
・ 신규 고객 수
・ 상담 건수
・ 명함 교환 수
・ 약속 횟수
・ 수주율
・ 신청률
・ CV 수
・ UU수
・ PV 수
・ 사이트 방문자 수
・ 회귀율
・ CTR
・ CVR
・ CPA
・ SNS 인게이지먼트 비율

 

웹 마케팅인지 다른 매체를 활용한 마케팅인지에 따라 확인해야 할 항목이 달라지기 때문에 마케팅의 종류와 상황 등을 고려해서 설정합니다.

 

 

KPI 작성 예시: 제조업

 

제조업에서 KPI를 설정하는 경우, 효율성이나 품질 등 작업 현장에서 필요한 지표 자주 사용됩니다.

・ 노동 생산성
・ 생산량
・ 부하도
・ 공정 효율성
・ 품질률(quality Rate)
・ 설비보전 이용률
・ 폐기율
・ 기계 능력 지수
・ 공정능력지수
・ 재고 회전율
・ 양품률

 

자사 제조 현장의 상황을 고려하여 개선해야 할 지표를 목표로 설정해 보세요.

KPI 작성 예시: 인사

 

인사의 경우, 담당 분야에 따라 설정해야 할 KPI가 다릅니다.

 

[인재채용]

・ 채용전형 지원자 수
・ 채용 전형 지원자 수
・ 채용자 수(비율)
・ 불합격자 수(비율)
・ 채용 비용
・ 채용 후 만족도
・ 채용 후 재직률 및 재직 기간

 

[인재육성] ・기술테스트 합격자 수
・ 스킬 테스트 합격자 수
・ 연수 비용
・ 교육훈련 만족도
・ 관리직 및 리더 배출 수

 

[인재관리]・신입/중도 비율
・ 신입/중도 비율
・ 외국인 직원 비율
・ 비정규직 비율
・ 여성 관리자 비율

 

[인재배치]

・ 인재배치 만족도
・ 배치 만족도
・ 적자적소 배치율
・ 배치 후 목표 달성률
・ 상사와 부하직원의 적정 정도

 

[노동생산성]

・ 인건비
・ 1인당 생산량
・ 인력 구성
・ 정규직과 비정규직의 인건비 비율

 

인사 담당 업무는 매우 다양하기 때문에 어떤 분야에서 어떤 목표를 담당하는지 명확히 해야 합니다.

 

추천 링크

【핵심 성과 지표】 직무별 KPI 예시 및 주의점

【핵심 성과 지표】 부서별, 업종별 KPI 설정 예시와 주의점

 

 

작성한 KPI(핵심 성과 지표)의 운영과 관리 방법

 

KPI를 작성한 후에는 PDCA 사이클을 돌면서 운영할 필요가 있습니다.

 

 

KPI는 팀에서 공유한다

 

KPI는 목표를 달성하는데 중요한 프로세스를 구체적으로 세분화한 지표입니다. 자신의 KPI만 파악하고 있는 경우 실제로 달성하고자 하는 목표를 망각할 가능성이 높습니다.

 

자신의 KPI가 전체 목표에 어떻게 이어져 있는지를 적절히 파악한 후 자신의 역할을 명확하게 인지할 수 있도록 KPI는 공유하는 것이 좋습니다.

 

 

진행 상황과 결과를 장기적으로 관리한다

 

설정한 KPI의 진행 상황과 결과를 파악할 수 있도록 관리합니다. 진행 상황은 가능하면 수치 관리가 가능한 Excel이나 다른 IT툴을 활용하는 것이 좋습니다. 실시간이나 일별 진행 상황을 시각화하는 경우 구성원들의 의욕 향상에도 도움이 될 수 있습니다.

 

KPI 설정 변경에 유연한 태도를 가진다

 

KPI와 최종 목표를 달성하기 위한 과정으로 중간 목표입니다. 따라서 방법이 잘못되었거나 효율이 떨어진다고 판단될 경우는 언제든 변경하는 것으로 목표 달성의 과정을 최적화해야 합니다.

 

KPI는 외부요인과 내부 리소스 등의 상황에도 영향을 받기 때문에 상황에 받게 유연하게 대응하는 것이 중요합니다.

 

정기적으로 KPI는 관리 개선한다

 

KPI는 지속적으로 점검하고 개선해야 합니다. 진행 상태를 확인하면서 더 효과가 있는 작업과 그렇지 않은 작업을 분류하고 비율을 조절하고 새로운 KPI를 설정할 수도 있습니다.

 

 

현장을 반영한 KPI를 사용한다

 

KPI는 관리자가 사업의 진행 상황을 점검하는데 도움을 줍니다. 하지만 현장의 목소리를 반영하는 과정을 건너뛰게 되면 현장의 상황을 제대로 반영하지 못한 형식적인 수치에 그치게 될 가능성이 높습니다.

 

KPI를 현장 수준에서 관리하고 활용할 경우 실제로 팀원들이 실행에 옮기기 쉽다는 장점도 있습니다.

 

KPI를 관리・개선하는 과정에서도 토론과 공유를 통해 구성원들의 의견을 반영하고 이해도를 높이는 것이 중요합니다.

 

 

선행 KPI와 후행 KPI의 관계를 분석한다

 

1달간의 판매 실적을 KPI로 정했을 경우 여기에 영향을 주는 선행 KPI가 다수 존재할 수 있습니다. 예를 들면 신규 상담 건수나 고객 당 매출, 총판매수 등을 들 수 있습니다.

 

이 선행 지표와 후행 지표의 관계를 잘 분석함으로써 정말 핵심적인 영향력을 미치는 KPI를 선별할 수 있고 현재의 KPI 상태를 통해 후행 KPI의 실적을 예상하거나 개선이 필요한 포인트를 쉽게 찾을 수 있습니다.

 

 

데이터 확보의 중요성을 이해한다

 

KPI는 구체적인 수치화를 통해서 진행 상태를 파악할 수 있게 해 줍니다. 이 수치화를 위해서는 KPI로 선정한 지표 데이터를 확보할 수 있어야 합니다.

 

과거 데이터가 이미 충분히 수집되어 있는 것이 이상적이겠지만 최소한 이후에 지속적으로 KPI 지표 데이터를 수집할 수 있어야 합니다. 따라서 데이터의 수집 계획을 미리 고려할 필요가 있습니다.

 

 

 

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KPI는 프로세스를 관리하기 위한 중간 목표입니다. KPI는 유연하게 활용하는 것으로 큰 목표를 달성할 수 있는 효율적인 방법입니다.

 

하지만 무작정 KPI를 작성하는 것으로는 효과를 볼 수 없습니다. KPI를 효과적으로 활용하기 위해서는 올바른 작성 방법과 운용 방법을 활용하는 것이 중요합니다. KPI의 기본을 잘 이해하고 작성해서 활용해 보세요.

 

 

 

 

 

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